Stampa e gestione documentale da spesa a fonte di risparmio

Nell’ambito dell’attività di ricerca che nel 2007 Lexmark ha dedicato al mondo delle PMI, l’azienda rende noti i risultati della seconda indagine condotta nel settore con l’obiettivo di fotografare lo stato dell’arte in termini di conoscenza e utilizzo delle tecnologie e dei servizi di stampa.

Realizzata in collaborazione con Ipsos Global, la ricerca – che ha coinvolto un panel di 1.400 aziende con un massimo di 250 addetti in sette Paesi (Francia, Germania, Regno Unito, Spagna, Italia, Olanda e Stati Uniti) - ha analizzato le prassi e i comportamenti adottati nelle PMI in relazione sia alle scelte strategiche di acquisto dei diversi dispositivi di stampa sia all’effettivo impiego di tutte le loro funzionalità all’interno dei singoli uffici.

Ne è emerso che, nonostante gli elevati investimenti in stampanti tecnologicamente innovative, la produttività globale non è migliorata; infatti, se da un lato le PMI hanno compreso la necessità di dotarsi di nuovi strumenti, dall’altro non hanno acquisito piena consapevolezza delle potenzialità che essi offrono.

Questo approccio evidenzia che globalmente le PMI non hanno ancora sviluppato un visione strategica che consenta di sviluppare piani e azioni volti a migliorare l’efficienza nel lungo periodo.

Questo scenario era in parte affiorato già al termine della prima parte della ricerca, realizzata nella primavera del 2007, che mostrò non solo una scarsa conoscenza dei dispositivi multifunzione da parte delle PMI ma anche gli elevati sprechi di carta del settore, un costo che pesa notevolmente sul bilancio.

In particolare, l’indagine attuale rileva che solo un terzo delle PMI intervistate (il 34%) utilizza i dispositivi MFP per inviare anche fax ed effettuare scansioni.
Questo trend negativo è bilanciato dai dati positivi registrati in Italia e negli Stati Uniti, dove le possibilità offerte dai multifunzione sono state colte dalle aziende (il 32% di esse). Nel dettaglio, sul campione globale degli intervistati, risulta che in Italia il 28% usa funzioni di fotocopiatura, il 16% funzioni di stampa, mentre solo il 12% delle imprese si avvale dell’opzione scanner. Ancora l’Italia è il Paese con il maggior numero di strutture che accedono alla funzione di archiviazione elettronica e digitale (11,5%).

In sostanza l’indagine conferma che la tecnologia presente nelle stampanti disponibili oggi sul mercato ha valore solo se viene affiancata da una conoscenza dalle funzionalità di cui sono dotate.
Quando una realtà delle PMI decide di rinnovare o installare un nuovo parco macchine è fondamentale svolgere un’analisi iniziale – solitamente realizzata da professionisti del settore - per valutare fattori critici come i volumi di stampa generati dai diversi reparti, le funzioni e la dislocazione delle diverse macchine, il loro reale utilizzo da parte dei dipendenti, le spese di operatività e di manutenzione. Solo in questo modo si potrà definire un’infrastruttura che, ottimizzando i processi di stampa e i servizi connessi, soddisfi le reali esigenze dell’impresa, anche in relazione alla riduzione dei costi.

“Il gap evidenziato dalla ricerca è la base su cui sviluppare concreti interventi nel mondo delle PMI”, ha commentato Massimiliano Tedeschi, Amministratore Delegato di Lexmark Italia. “I dati positivi dell’Italia confermano che, guardando in prospettiva, vi sono ampi margini di crescita e miglioramento per queste realtà a cui Lexmark offre già da tempo soluzioni di stampa dedicate. L’azienda – prosegue Tedeschi - sta investendo molto nella produzione di stampanti che aiutino le PMI ad affrontare le sfide che il mercato impone e, al contempo, si adattino alle esigenze del business individuale”.

Ridurre i costi con la gestione documentale
Per il 19% degli intervistati uno dei problemi più sentiti globalmente dalle PMI è la riduzione dei costi; ciò nonostante dalla ricerca emerge che le scelte di investimento – spesso molto onerose – effettuate per dotarsi di nuove stampanti sono di natura pragmatica, orientata al riscontro immediato e non generate da prospettive strategiche volte a ottenere efficienza produttiva e redditività nel lungo periodo.

Tale approccio è confermato da un dato significativo: il 63% delle PMI ha intrapreso misure atte a contenere le spese, ma i costi più contenuti, nella maggior parte dei casi, sono frutto di fattori contingenti. Per esempio risulta che il calo nei volumi di stampa registrato nelle PMI è direttamente collegato all’incremento delle comunicazioni elettroniche (58% degli intervistati) non a cambiamenti di asset strategici come l’intervento sull’ottimizzazione dei workflow operativi (lo dichiara solo l'11%).

Ancora l’Italia si distingue per aver colto le potenzialità di una corretta gestione documentale. In controtendenza con la media degli intervistati, infatti, è l’unico Paese europeo dove il numero di stampe - e quindi i relativi costi - è diminuito grazie all’introduzione di processi strutturati per il document management (è così per il 37,5% delle aziende). Inoltre in Italia il 16% delle aziende intervistate dichiara di aver esortato il personale a incrementare l’utilizzo dei documenti elettronici e adottare la stampa fronte/retro (11% di esse) per contribuire a ridurre i costi.

La dimensione delle PMI fa la differenza
Correlando le risposte sulla riduzione dei costi alle dimensioni delle aziende, emerge che le PMI con 151-250 dipendenti sono più propense a adottare approcci strategici e comportamenti orientati alla produttività; per esempio, controllando maggiormente l'accesso alle stampanti a colori (34% delle aziende) rispetto alle aziende con 51-150 utenti ( 20%) e alle imprese con 10-50 addetti (solo il 12%).
Italia e Spagna sono i Paesi in cui è più vivo l'interesse a investire tempo e risorse su questo controllo, come la volontà di realizzare regolari verifiche dell'infrastruttura di stampa (rispettivamente 14% e 17%). All'estremo opposto della classifica l'Olanda e gli Stati Uniti, fermi all'1%.

La competitività: un vero potenziale per la produttività
Nel complesso, lo studio rivela che l'intensificarsi di pressioni di carattere operativo spinge sempre più le PMI a orientare gli investimenti in tecnologie che diano ritorni immediatamente percepibili, soprattutto sul fronte economico.
Questo atteggiamento puramente tattico si rivela perdente nel lungo periodo, poiché non consente cambiamenti strutturali che garantirebbero realmente una riduzione dei costi. Per essere davvero competitive sul mercato, le PMI devono sviluppare piani strategici che davvero assicurino elevati livelli di perfomance e redditività.

La ricerca ha coinvolto 1.408 chief executive di piccole e medie imprese (PMI) di sette Paesi. Le interviste sono state effettuate telefonicamente tra il 12 aprile e il 3 maggio 2007. I Paesi coinvolti sono: Francia, Germania, Regno Unito, Spagna, Italia, Olanda e Stati Uniti.