Organizzare Congressi, Eventi e Promozioni

Una piccola agenzia di organizzazione eventi può essere avviata con un modesto investimento ma con tanta motivazione.

L'avvio dell'attività comporta l'apertura della partita IVA, l'iscrizione al registro delle imprese, la denuncia di inizio attività al comune nel quale si intende svolgere l'attività è ovviamente la tenuta della contabilità quindi al rilascio delle fatture e presentazione della dichiarazione dei redditi.

I costi per aprire un'agenzia come anticipato in precedenza sono modesti, all'inizio si potrà operare anche in una struttura piccola, basterà dotarsi di un computer con relativa stampante, software per l’ufficio, di un fax, di una fotocopiatrice,di materiale pubblicitario per l'avvio dell'agenzia, della cancelleria,  sarà utile la pubblicazione di un sito Internet ed una massiccia campagna pubblicitaria nella città  in cui si svolge l'attività, quindi le spese di gestione si limiteranno all'eventuale affitto dell’ ufficio, al consumo di energia elettrica e al traffico telefonico.

I primi tempi ci si potrà proporre come sub agenzia ovvero lavorando come referente locale per conto di agenzie nazionali, sarà utile proporsi alle aziende della zona, alle palestre, ai supermercati e  ai comuni limitrofi come organizzatori di eventi, per promozioni pubblicitarie, per sagre, inaugurazioni di nuove attività, lancio di nuovi prodotti e per tutte quelle manifestazioni in cui occorre un'attenta e scrupolosa organizzazione.

Per avviare un'attività di successo occorrerà tessere una fitta rete di rapporti con le più diverse realtà imprenditoriali, sarà importante partecipare a fiere ed eventi nazionali dove si potrà fare un'intensa attività di marketing presso gli stand dei potenziali clienti, lasciando e raccogliendo un gran numero di biglietti da visita e ricordandosi di ricontattare in un secondo momento i vari responsabili marketing delle aziende.

Oltre a tenere un organizzato archivio di potenziali clienti, sarà utile creare un archivio anche per il personale(hostess, promoter, stewart,interpetri,ecc.), annotando le caratteristiche e le mansioni di ciascuno, in modo da poter far fronte a qualsiasi evenienza in breve tempo e con personale preparato.

È un'attività che può rendere molto, ma necessita di forti doti  organizzative, la capacità di risolvere in breve tempo eventuali problemi che possono sorgere durante una manifestazione, spirito d’iniziativa, fantasia e una forte predisposizione ai rapporti interpersonali, faranno in modo che la vostra sia un'agenzia di successo.

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